Así, el nuevo reglamento que desarrolla la Ley 22/2015 de Auditoría de Cuentas, publicado en el BOE el pasado 30 de enero (y en vigor desde el 1 de febrero), contiene diversas medidas para agilizar el procedimiento sancionador contra las empresas que no depositen sus cuentas anuales, con multas que van desde los 1.200 a los 60.000 euros (para las pymes). Y cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a los 300.000 €.
Aunque no existen cifras oficiales, según los cálculos de Iberinform, más de un millón y medio de empresas registradas oficialmente llevan años sin anotar estos balances. Sin embargo, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) tan solo tramita unas 150 sanciones al año.
Involucrar a los registradores mercantiles
La principal medida, por tanto, es involucrar a los registradores mercantiles en la persecución de las compañías incumplidoras. A través de un convenio de colaboración, explica Nieves Briz, socia de Dentons, “se encargarán de la supervisión y la incoación de los expedientes sancionadores”. Un convenio que estará firmado antes del 31 de julio, fecha límite para que las empresas apunten el balance del pasado ejercicio.
No obstante, según Briz, se espera que en 2021 la actividad sancionadora del ICAC se duplique y el importe de la recaudación salte de los 685.000 euros ingresados por este concepto en 2019 a más de 1,1 millones. En tiempos de pandemia, recuerda, “cualquier ingreso adicional es una prioridad”.
Por otro lado, al borrar a las empresas zombis, podrán optimizarse los recursos públicos empleados (de instituciones como la AEAT) para gestionar las sociedades realmente activas.
Por qué dejar una empresa 'inerte'
Existen diversos motivos por los que las empresas pueden quedar inertes, como son las sociedades constituidas por matrimonios que, tras separarse, no se ponen de acuerdo y se ven abocados a la vía judicial para disolver, liquidar y extinguir la compañía. Y si, además, las empresas carecen de patrimonio, tampoco existe un incentivo económico para regularizarlas.
Dejar en pausa una sociedad es, por otro lado, relativamente fácil. Basta con informar mediante el correspondiente modelo a la Agencia Tributaria. Sin embargo, estas compañías siguen teniendo obligaciones fiscales y registrales. Hasta el momento, solo Hacienda les apretaba las tuercas. Ahora, indica Briz, se quiere asegurar la depuración de los censos “dando muerte civil a estas sociedades zombis, que pueden afectar al mercado”.
Además son caldo de cultivo para el blanqueo de capitales. En estos casos, el control registral es clave, pues, junto a los documentos que acompañan las cuentas anuales, hay un formulario obligatorio para identificar a los titulares reales de la empresa.
En caso de multa, los administradores sociales no siempre están a salvo. Carlos Puig de Travy, presidente del Registro de Economistas Auditores (REA), señala que los gestores pueden tener que hacer frente a las deudas sociales si provocaron los números rojos de la compañía.
Asimismo, agrega, no formular las cuentas anuales durante los últimos tres ejercicios implica una presunción de culpabilidad en caso de que la compañía acabe en concurso. En estos casos, el papel de estos profesionales es el de “informar a los empresarios sobre los graves perjuicios económicos que pueden existir”.
Presentar las cuentas anuales, una obligación
El art. 279 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) obliga a los administradores de una sociedad a presentar y depositar en el Registro Mercantil (RM) de su domicilio social las cuentas anuales, dentro del mes siguiente a la aprobación de dichas cuentas (de fecha a fecha —artículo 5 del Código Civil—, por lo que, si la junta se celebra el 20 de junio, el último día de plazo es el 20 de julio).
En la misma línea, el art. 365 del Reglamento del Registro Mercantil expone que los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el RM de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.
¿Qué se debe remitir al Registro Mercantil? Certificación de aprobación de Cuentas; Memoria; Balance; Cuenta de Pérdidas y Ganancias; Declaración de Identificación del Titular Real; Informe Medioambiental; Informe de Acciones/Participaciones Propias; Hoja de datos generales de identificación; Instancia de Presentación. Y en el caso de tener que presentar Informe de Auditoría, se debe incluir, además: el informe de Auditoría; Informe de Gestión, y Estado de Flujos de Efectivo.
¿Y qué pasa con la liquidación y extinción? La liquidación precisa de un acta del acuerdo de disolución, escritura de extinción, inscripción en el RM, baja en Hacienda, etc. Después, los liquidadores deberán otorgar escritura pública de disolución e inscribirlo en el RM.
Nuevo marco normativo
Antes del 31 de julio, fecha límite para que las empresas apunten el balance del ejercicio anterior, las sociedades deben presentar sus cuentas anuales en el RM.
Hasta la entrada en vigor del nuevo Reglamento de la Ley de Auditoría (RD 2/2021, de 12 de enero), la falta de depósito de cuentas anuales en el RM no ocasionaba hasta ahora problemas legales para la sociedad, siendo rentable dejarla inactiva o 'zombi', para no pagar los gastos de disolución y liquidación. Solo en casos muy graves, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (Icac) procedía a sancionar.
Y es que la casuística que se ha generalizado durante años, es que aunque exista voluntad de disolver y liquidar la sociedad, como es preciso realizar el trámite formal ante notario y la inscripción registral (lo que supone un coste) en muchos casos se decide no hacerlo, hecho que se ve agravado en situaciones de disolución por resolución judicial, pues estos gastos son aún mayores.
Sin embargo, a partir de ahora, la sanción es del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
En caso de no aportar la declaración tributaria, la sanción se establece en el 2% del capital social según los datos obrantes en el RM. Y si se aporta la declaración tributaria, y el resultado de aplicar estos porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas es mayor que el 2% del capital social, se cuantifica la sanción en este último, reducido en un 10%.
Como apuntábamos, los registradores mercantiles serán los encargados de suministrar los expedientes con los incumplimientos, el Icac sancionará, y la Agencia Tributaria (Aeat) cobrará las multas impuestas a los incumplidores. Además, Hacienda, de acuerdo con su Plan de Control Tributario, prevé la retirada del NIF y, por tanto, serán borradas del Registro, lo que supone su muerte civil. Además, se encontrarán, como ya venía sucediendo, con el cierre provisional de la hoja registral.
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